[unpad.ac.id, 19/10/2017] Universitas Padjadjaran menerima aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS) dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Penyerahan aplikasi ini secara resmi diberikan Sekretaris Utama ANRI Drs. Sumrahyadi, MIMS, kepada Direktur Sumber Daya Akademik dan Perpustakaan Unpad Dr. Teuku Yan Waliana Muda Iskandarsyah, S.T., M.T.
Acara penyerahan ini digelar di Ruang Rapat Rektor Gedung Rektorat Unpad, Jatinangor, Kamis (19/10). Dalam sambutannya Sumrahyadi mengatakan, SIKS merupakan salah satu upaya yang dikembangkan ANRI dalam mengelola arsip statis berbasis digital. Nantinya, SIKS ini akan digunakan di seluruh kementerian/lembaga, kantor pemerintahan, BUMN, perguruan tinggi, hingga institusi lainnya.
Pengembangan SIKS ini merupakan implementasi Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Salah satu amanat dalam UU itu menyatakan penyelenggaraan kearsipan meliputi seluruh kegiatan, diantaranya kebijakan, pembinaan, dan pengelolaan arsip yang didukung sumber daya manusia, sarana prasarana, dan sumber daya lainnya.
Aktivitas dalam SIKS ini meliputi akuisisi arsip, pengolahan, preservasi, hingga penyajian arsip kepada publik. Dengan demikian, selain mengimplementasi UU Kearsipan, SIKS ini juga secara otomatis mewujudkan Undang-undang tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP).
Sebagai perguruan tinggi sejak 1957, Unpad memiliki banyak data arsip statis. Data ini meliputi sejarah universitas, pendirian fakultas, pendirian program studi, tokoh-tokoh universitas, hingga data-data hasil penelitian. Seluruh data ini layak dikelola melalui SIKS.
Sumrahyadi menyebut, penyerahan ini didasarkan karena sudah efektifnya pengelolaan kearsipan di lingkungan Unpad. Bahkan, pada 2016 lalu Unpad memperoleh predikat lembaga kearsipan PTN terbaik di tingkat nasional.
Melihat kelengkapan instrumen yang ada, Unpad dinilai layak untuk menerima sistem ini. Hal ini didasarkan setelah pihaknya melakukan survei tentang kondisi kearsipan di Unpad, termasuk sarana pendukung seperti koneksi jaringan yang ada.
“Kalau implementasinya bagus, Unpad bisa jadi sasaran (acuan) pengelolaan SIKS di perguruan tinggi,” kata Sumrahyadi.
Sebelumnya, Unpad telah mengelola arsip dinamis dengan menggunakan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) sejak 2013. Nantinya, dua aplikasi ini akan terkoneksi dalam Sistem Informasi Kearsipan Nasional.
“Nantinya, user tinggal buka arsip Unpad di Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN),” kata Sumrahyadi.
Dr. Yan sendiri mengapresiasi penerimaan SIKS ini. Ia berharap, aplikasi dapat meningkatkan pengelolaan sistem kearsipan di Unpad agar lebih optimal.
Acara penyerahan ini dihadiri Kepala Kantor Kearsipan Unpad Drs. Sudarma, M.M., perwakilan ANRI, dan fungsional arsiparis di lingkungan Unpad.*
Laporan oleh Arief Maulana
