[Unpad.ac.id, 9/08/2016] Universitas Padjadjaran sedang menyiapkan Sistem Layanan Teknologi Informasi pendukung Layanan Terpadu. Sistem ini nantinya digunakan untuk mendukung pelayanan Unit Layanan Terpadu Unpad (ULT) secara lebih komprehensif.
“Semua layanan di kantor Rektorat ini melalui layanan terpadu,” ujar Direktur Tata Kelola dan Komunikasi Publik, Dr. Soni A. Nulhaqim, S.Sos., M.Si.
Dr. Soni mengatakan, Saat ini, ada sekitar 624 layanan dari 11 Direktorat di Unpad. Keseluruhan layanan tersebut dimasukkan ke dalam sistem yang berbasis IT yang dibuat oleh tim dari Direktorat Teknologi dan Sistem Informasi. Adapun mekanisme pelayanan di ULT melalui sistem tersebut terbagi menjadi dua kategori, yaitu: diselesaikan di ULT atau diselesaikan melalui back office.
Selain diisi oleh petugas operator front office dan back office, ULT juga akan dilengkapi oleh tim Liaison Officer (LO) sebagi penghubung dengan tiap-tiap Direktorat, serta seorang Duty Manager untuk mengoordinasikan kinerja di ULT. Yang berperan sebagai Duty Manager ini adalah Kepala Bagian atau Kepala Subbagian yang bertugas per hari.
Dalam perkembangannya, Dr. Soni mengatakan, persiapan layanan terpadu secara komprehensif ini sudah memasuki tahap pelatihan pemanfaatan sistem. Pada tahap pertama ditujukan bagi personil front office unit layanan terpadu. Tahap kedua ditujukan bagi para Kepala Bagian, serta tahap ketiga ditujukan bagi para LO. Fasilitor dalam pelatihan adalah tim Direktorat Teknologi dan sistem Informasi
Pada saat menjadi narasumber dalam pelatihan pemanfaatan Aplikasi Layanan Terpadu di Bale Rucita Unpad Kampus Jatinangor, Senin (08/08), Kepala Bagian Administrasi Teknologi dan Sistem Informasi Unpad Arif Firmansyah, S.Si., M.T., mengatakan, sistem ini secara terintegrasi menghubungkan berbagai media yang disediakan pusat layanan guna memberikan pelayanan bagi pengguna. Pengguna layanan ini merupakan stakeholder Unpad yang terdiri dari pengguna layanan non Teknologi Informasi (TI) dan pengguna TI.
“Untuk pengguna Non TI diantaranya mahasiswa, dosen/staf, dan umum. Sementara untuk pengguna TI mencakup pengguna layanan sistem, layanan data, dan layanan jaringan/infrastruktur,” ujar Arif.
Lebih lanjut Arif mengatakan, sistem ini mencakup dua layanan, yakni front end dan back end. Layanan front end merupakan sistem layanan terpadu berbasis web yang dapat diakses oleh umum secara operator. Sistem ini akan ditempatkan di laman http://support.unpad.ac.id. Sedangkan sistem back end khusus diakses operator di Unit Layanan Terpadu.
Ada empat fasilitas yang disediakan pada layanan frontend, yaitu: news, memuat informasi terbaru terkait kebijakan dan layanan terbaru di Unpad yang bisa diakses umum maupun internal operator layanan; knowledge base, berupa modul yang memuat dokumen tentang informasi seputar layanan di ULT. Fasilitas ini juga mencakup Standar Operasional Prosedur (SOP) pelayanan ULT.
Fasilitas selanjutnya yaitu ticketing system, berupa media pencatatan keluhan, pertanyaan, hingga permintaan layanan dari pengguna. Fasiltas ini mengintegrasikan beberapa pertanyaan yang masuk ke layanan media promosi Unpad, mulai dari sosial media, email, call centre, hingga layanan front desk di ULT. Terakhir fasilitas support web, layanan penyedia informasi solutif yang mudah dan biasa dicari oleh pengguna.
Selain itu, sistem ini juga terintegrasi dengan aplikasi Unpad Mobile yang baru diluncurkan pada Jumat (05/08) lalu. Seperti diberitakan sebelumnya, aplikasi yang disematkan pada smartphone ini untuk memudahkan akses informasi seputar Unpad kepada civitas academica.
Pada penerapannya, sistem ini akan didukung berbagai perangkat teknologi pendukung agar proses layanan ini dpaat lebih efisien dan efektif, diantaranya digital signage/televisi display yang memuat informasi-informasi penting, queue system/sistem antrean, mobile system integration, dekstop PC untuk operator, dan satisfy level system/sistem pengukur tingkat kepuasan.*
Laporan oleh: Arief Maulana / eh
