[Unpad.ac.id, 4/12/2015] Universitas Padjadjaran akan memberlakukan sistem administrasi perkantoran berbasis online (e-office). Sistem ini dirancang untuk lebih mengefisiensi secara masif kegiatan administrasi perkantoran di lingkungan Unpad, mulai di tingkat pusat hingga fakultas.
Wakil Rektor Bidang Tata Kelola dan Sumber Daya Unpad, Dr. Sigid Suseno, S.H., M.Hum., mengatakan, sistem ini memudahkan kegiatan administrasi perkatoran terutama dari segi surat menyurat.
“Kita bisa hitung penggunaan kertas untuk surat, disposisi, hingga fotokopi surat untuk dibagikan ke unit kerja lain, bisa mengeluarkan hingga miliaran rupiah untuk urusan penyediaan kertas,” ujar Dr. Sigid saat diwawancarai Humas Unpad, Jumat (04/12) di Gedung Unpad Training Center, Bandung.
Lebih lanjut Dr. Sigid menuturkan, melalui e-office, urusan disposisi surat menyurat akan dilakukan secara online. Pejabat berwenang tinggal mendisposisikan suatu surat melalui sistem yang bisa diakses oleh jajaran yang didisposisikan.
Proses distribusi surat dari rektorat ke fakultas juga akan lebih efisien. Surat tinggal diakses oleh tenaga fakultas melalui e-office tanpa harus menunggu proses distribusi surat dari pusat ke fakultas.
Senada dengan Dr. Sigid, Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Keuangan, dan Sistem Informasi Unpad, Arief Sjamsulaksan Kartasasmita, dr., Sp.M(K)., M.Kes., PhD., menuturkan, dengan sistem ini pimpinan dapat melacak keberadaan surat yang didisposisikan. Hal ini bertujuan agar surat yang dikirimkan akan lebih cepat sampai.
“Pimpinan maupun pegawai dapat memantau bersama-sama. Jadi nanti kalau ada hambatan, kita bisa tahu dimana,” kata Arief saat ditemui di tempat yang sama.
Arief Sjamsulaksan Kartasasmita, dr., SpM(K), M.Kes., PhD (Foto oleh: Tedi Yusup)*
Pihaknya sendiri sudah menyiapkan satu software yang akan diaplikasikan pada perangkat kerja di seluruh lingkungan perkantoran. Selain digunakan untuk urusan surat menyurat, sistem juga akan digunakan untuk urusan perkantoran lainnya. Untuk itu, sistem ini secara otomatis akan terintegrasi dengan Sistem Informasi Administrasi Terpadu (SIAT) Unpad.
“SIAT ini menjadi platform-nya Unpad. Semua program yang diciptakan pasti akan terintegrasi dengan SIAT,” jelasnya.
Di samping memudahkan kegiatan perkantoran, sistem ini merupakan implementasi Unpad dalam mendukung kampanye ramah lingkungan. Seiring program pembangunan berkelanjutan yang dicanangkan pemerintah, sistem ini akan meminimalisir penggunaan kertas yang notabene berasal dari serat kayu.
Agar implementasi berjalan efektif, Dr. Sigid melalui Direktorat Sumber Daya Manusia (SDM) Unpad akan melakukan pelatihan bagi pimpinan, dosen, hingga tenaga kependidikan di lingkungan Unpad terkait penggunaan e-office. Implementasi sistem ini juga akan dilakukan pendampingan oleh tenaga IT di lingkungan pusat maupun fakultas.
“Sistem ini harus terimplementasi dalam aktivitas kerja sehari-hari. Ini perlu penataan ulang dari mindset kita,” kata Dr. Sigid.
Pada tingkat jaringan, Arief juga akan meremajakan jaringan di kampus Jatinangor maupun Dipati Ukur. “Kita harapkan awal Januari sistem ini dapat diaplikasikan,” kata Arief.*
Laporan oleh: Arief Maulana / eh
